Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition de la note de frais

Une note de frais désigne le document sur lequel le salarié rappelle l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée.

Lors de l’exercice de son activité professionnelle, un salarié peut en effet être amené à réaliser des dépenses au nom et pour le compte de l’entreprise. Dans ce cas, l’employeur est tenu de les lui rembourser. Il peut opter pour un remboursement au réel, ou bien un remboursement forfaitaire.

Les frais professionnels peuvent prendre des natures variées : frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement, fournitures… Ils concernent surtout les salariés amenés à se déplacer régulièrement, dans le cadre d’un déplacement professionnel ou d’un voyage d’affaires.

Validité de la note de frais

Les notes de frais font l’objet d’un strict encadrement par la loi. L’objectif : lutter contre les dépenses fictives et les rémunérations déguisées. Les contrôles URSSAF et les contrôles fiscaux se montrent particulièrement pointilleux sur la question.

Les dépenses mentionnées sur les notes de frais doivent ainsi répondre aux conditions suivantes :

• Elles doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
• Elles doivent être justifiées par les besoins de l’activité.
• Elles ne doivent pas être déraisonnables.
• Elles doivent être appuyées par des justificatifs de nature à prouver leur existence.

La gestion et le remboursement des notes de frais font partie du quotidien des chefs d’entreprise et de leurs équipes administratives. À mesure que le nombre de notes de frais à traiter croît, il est essentiel de mettre en place une solide organisation. En outre, les règles fiscales, sociales et juridiques doivent être bien connues.

Les dépenses professionnelles concernées

Les frais professionnels récapitulés sur les notes de frais des salariés peuvent prendre diverses natures :

• Les frais de déplacement, pour des rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel (avion, taxi, train…),
• Les frais de restauration,
• Les frais de logement à l’occasion d’un voyage d’affaires,
• Les frais de réception, par exemple lors d’un repas avec des clients en restaurant,
• Les cadeaux offerts aux clients et partenaires…

Certaines dépenses sont plus encadrées par la loi que d’autres.