Lorsqu'un collaborateur achète un billet de train sur ses fonds propres, il en demande le remboursement à son employeur. Pour ce faire, il doit suivre les procédures internes de remboursement afin de soumettre son justificatif. Pour cela, le billet de train est un justificatif accepté et conforme à la réglementation fiscale en vigueur, car il contient toutes les informations dont le service comptable a besoin. Si la TVA n'est pas détaillée, c'est qu'elle n'est pas déductible. L'entreprise ne pourra donc pas la récupérer dans ses comptes (article 206 du code général des impôts), comme sur les autres frais de transport comme le métro, le bus, l'avion ou le taxi.
En revanche, les choses sont un peu différentes pour les frais de transport payés par les fournisseurs ou prestataires dans le cadre de missions facturées au client. La facture globale peut intégrer des billets de train qui ouvrent droit à la déduction de TVA pour le client. C'est une subtilité importante à garder en mémoire.
La SNCF offre la possibilité aux entreprises de gérer leurs réservations directement depuis un compte professionnel sur son site web. C'est notamment utile pour demander des justificatifs pour les billets électroniques pour lesquels vos collaborateurs ne peuvent pas présenter de billets physiques en format papier.
À noter que les déplacements en train peuvent être le terrain de jeu des fraudeurs. Ces derniers achètent un billet en première classe qui soit remboursable et modifiable, puis ils le changent le jour même contre un billet de seconde classe afin de garder la différence de prix pour eux. C'est pourquoi il faut demander le reçu, mais également la confirmation électronique pour un e-billet ou le billet de train composté pour être sûr de rembourser la bonne dépense à la bonne personne.
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