Comment me faire rembourser mes notes de frais d’avion ?

Un déplacement en avion se traite d'un point de vue comptable comme n'importe quel autre déplacement. Comme tous les autres moyens de transport, le billet d'avion n'est pas assujetti à la TVA et l'entreprise ne peut donc pas la récupérer.

À moins d'un aller-retour rapide dans la journée, un déplacement en avion implique généralement de passer d'autres types de frais dans le cadre du voyage. C'est pourquoi on parle de « grands déplacements » lorsque le salarié ne peut regagner son domicile le soir, parce que la distance excède 50 kilomètres ou 90 minutes de transport en commun.Cela signifie donc qu'on y adjoint souvent des frais de restauration et d'hébergement. Pour comptabiliser un voyage en avion, on va donc utiliser le compte 6256 intitulé « missions » qui va agréger l'ensemble des dépenses du déplacement.

Si les trajets domicile-travail ne sont pas remboursés dans les notes de frais, on peut toutefois demander le remboursement des frais du domicile à l'aéroport. Le collaborateur pourra ainsi ajouter une note de taxi, un billet de train, un barème kilométrique pour sa voiture personnelle - ainsi que les frais de stationnement une fois sur place - voire une nuit d'hôtel à l'aller ou au retour selon les conditions du voyage (départ tardif ou très tôt, conditions climatiques difficiles, grèves ou difficultés de déplacement, etc.). Si l'employeur peut faire preuve de compréhension pour s'adapter au cas par cas, il est toujours plus sage de noter ces particularités dans la politique de voyage interne.