Comment me faire rembourser mes notes de frais de voiture ?

Lorsque des collaborateurs se déplacent dans le cadre de leur travail, ils peuvent être amenés

à utiliser leur véhicule personnel. C'est le cas lorsque l'entreprise ne dispose pas de voitures de fonction ou qu'aucune autre solution ne soit disponible au moment où ils en ont besoin. Ce qui compte, c'est que l'usage de la voiture personnelle soit bien encadré dans la politique de l'entreprise. Dans quel cadre l'utiliser ? Que faire en cas d'accident responsable ou non responsable ? Qui peut monter à bord en tant que passager ? Que faire des amendes et des contraventions ? Ce sont autant de questions avec des impacts juridiques qui doivent être anticipées.

Lorsque l'employeur autorise un collaborateur à utiliser sa voiture personnelle dans un cadre professionnel, l'entreprise se doit de verser une indemnité en guise de remboursement. Ce montant n'est pas fixé au hasard. C'est ce qu'on appelle lebarème kilométrique et cela couvre l'ensemble des charges liées à l'utilisation de la voiture, dont l'amortissement, l'assurance, l'entretien, le carburant et l'usure générale. Si les frais kilométriques n'intègrent pas les frais connexes, comme le péage ou le stationnement, ils peuvent être réclamés en plus dans le cadre de la note de frais.

L'administration fiscale calcule le barème kilométrique selon deux grands facteurs : la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7 CV) et la distance parcourue.

Puissance administrative (en CV)		3 CV et moins		4 CV		5 CV		6 CV		7 CV et plus
Distance (d) jusqu'à 5 000 km		d x 0,41		d x 0,493		d x 0,543		d x 0,568		d x 0,595
Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km		(d x 0,245) + 824		(d x 0,277) + 1 082		(d x 0,305) + 1 188		(d x 0,32) + 1 244		(d x 0,337) + 1 288
Distance (d) au-delà de 20 000 km		d x 0,286		d x 0,332		d x 0,364		d x 0,382		d x 0,401