Comment gérer la perte d'une note de frais ?

 

La note de frais et ses justificatifs associés sont indispensables en cas de contrôle fiscal : les remboursements des dépenses professionnelles, effectués par l’entreprise, sont en effet exonérés de charges sociales dans la limite d’un plafond fixé par l’administration fiscale. Les remboursements sont susceptibles de faire l’objet d’un contrôle et peuvent entraîner un risque de redressement. En tant que salarié ou dirigeant, vous devez donc fournir une note valide et les justificatifs exigés pour que l’entreprise effectue le remboursement en conformité. En cas de perte de ces justificatifs, plusieurs solutions sont possibles :

• Essayer d’obtenir un duplicata auprès du professionnel chez qui la dépense a été effectuée
• Dans le cas de petites sommes seulement, fournir un relevé bancaire enrichi d’une note annexe qui explique le motif de la dépense et ses détails
• Faire rédiger une déclaration d’honneur au salarié lorsqu’il s’agit de dépenses peu élevées